Công tác văn thư ở doanh nghiệp


Công tác văn thư ở doanh nghiệp


Công tác văn thư ở doanh nghiệp có thể hiểu đơn thuần là công việc xử lý các văn bản đến, văn bản đi, đóng dấu, sao, lưu, cung cấp văn bản theo yêu cầu.

Với cách hiểu như vậy, Bộ phận văn thư được coi là trung tâm xử lý các loại văn bản của doanh nghiệp. Tại đây, văn bản được đóng dấu, sao, lưu, cung cấp, chuyển văn bản cho các bộ phận liên quan cần xử lý các nội dung bên trong.

Cán bộ văn thư không phải là người trực tiếp xử lý các văn bản nhưng họ có nhiệm vụ rất quan trọng là chuyển văn bản đi đến đúng những vị trí cần thiết. Thông thường văn bản đến bao giờ cũng chỉ định người nhận nhưng cũng có những văn bản đến không chỉ định người nhận thì có thể được xử lý bằng nhiều cách: thông thường là chuyển cho TGĐ để chuyển văn bản cho các bộ phận chuyên môn đảm nhiệm, nhưng cũng không phải lúc nào TGĐ cũng là người nắm được tất cả các sự việc đang phát sinh ở đâu, do ai đang làm, vì vậy có thể TGĐ cũng có khi chỉ định sai địa chỉ vì thế nhiều khi vai trò sáng tạo của Cán bộ văn thư phải phát huy, dựa vào kinh nghiệm và nghiệp vụ, cán bộ văn thư có thể nhấc máy điện thoại hỏi các đơn vị có khả năng đang xử lý vụ việc liên quan và sẽ có cách để chuyển đúng địa chỉ.

Việc bàn giao văn bản và các phương pháp theo dõi công văn cũng vô cùng quan trọng vì đó là cơ sở dữ liệu để sau này đối chiếu cũng như tra cứu. Tin học hóa danh mục và có phương pháp đánh số cũng là một trong những giải pháp hữu hiệu làm cho Công tác văn thư trở lên nhẹ nhàng, tiện dụng hơn.

Tổ chức công tác văn thư cũng hết sức quan trọng bởi họ có nhiều nhiệm vụ mang tính sinh mạng của doanh nghiệp, nơi cất giữ con dấu, nơi cất giữ những tài liệu "mật" hoặc "tuyệt mật" của doanh nghiệp, là nơi cung cấp "chứng cứ" về các sự kiện của doanh nghiệp ….Trên thực tế nhờ có văn thư mà nhiều sự kiện được làm sáng tỏ trong các tranh chấp, vụ án, giải oan cho nhiều người, và cũng làm cho nhiều người nhận rõ sai phạm và nhận rõ trách nhiệm về mình….

Cách tổ chức như thế nào?

Bộ phận văn thư thường nằm tập trung tại một Phòng hành chính hoặc nằm độc lập hoặc xen kẽ với bộ phận lễ tân. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà có thể đặt bộ phận này ở nơi thích hợp và xây dựng cơ sở vật chất đủ để bảo đảm công việc diễn ra an toàn, hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp tách hẳn bộ phận văn thư của HĐQT ra so với văn thư của doanh nghiệp nói chung vì họ cho rằng những loại văn bản phát sinh tại HĐQT cũng có những đặc thù và cần được lưu và quản lý riêng tuy nhiên việc này tạo ra nhiều rắc rối vì liên quan đến đóng dấu. Dấu chức danh và dấu công ty phải được lưu tập trung tại một nơi vì thế nếu để quản lý tại nhiều nơi thì sẽ dẫn đến việc theo dõi sẽ khó, hệ thống đánh số văn bản sẽ không đồng bộ, có thể gây nhầm lẫn, trùng lặp…Tuy nhiên nếu biết và quản lý tốt cũng có thể xây dựng được cơ chế độc lập này nhưng mà sự tiện ích và tính tập trung cả trong lưu trữ và quản lý không cao.

Ban Quản Trị

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: